Franklin từng nói: “Muốn có thời gian rảnh rỗi, vậy thì đừng lãng phí thời gian”. Thời gian và sức lực của mỗi người là có hạn, nên sử dụng thời gian sao cho xứng đáng, đặc biệt là những người ở độ tuổi 20-30, chúng ta ngoài thời gian ra thì chẳng có cái gì cả. Dùng thời gian đi tích lũy cho mình một số vốn nhất định.
Cái gọi là quản lý thời gian chính là nâng cao bản năng đối phó với sự lười biếng một cách có hiệu quả hơn.
Giới thiệu với mọi người 8 thói quen quản lý thời gian, giúp bạn có thể tận dụng thời gian một cách tối ưu nhất. Bồi dưỡng tốt thói quen quản lý thời gian, tôi tin rằng cuộc sống của bạn sẽ có những thay đổi hoàn toàn bất ngờ.
1. Phương pháp làm việc quả cà chua
Phương pháp này đỏi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro (pomodoro trong tiếng Italia nghĩa là quả cà chua). Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ 5 phút rồi hãy tiếp tục. Chúng ta trước khi làm một nhiệm vụ nào đó, hãy dự tính xem để hoàn thành công việc này chúng ta sẽ phải cần tới bao nhiêu cái 25 phút, tức là bao nhiêu pomodoro.
Chẳng hạn: tôi viết một bài báo cần tới 6 pomodoro, vậy thì khi bắt đầu, trong vòng 25 phút đồng hồ, tôi sẽ tập trung toàn bộ tinh thần vào công việc, sau khi hết 25 phút, tôi sẽ nghỉ 5 phút rồi mới tiếp tục làm việc tiếp.
Nếu quá trình bị ngắt quãng hoặc chúng ta chủ động kết thúc, vậy thì quả cà chua này coi như hỏng.
Ưu điểm của phương pháp này là giúp chúng ta có thể tập trung cao độ cho một nhiệm vụ nào đó thông qua các quãng nghỉ ngắn, đồng thời giúp ta có thể dự trù được thời gian hoàn thành nhiệm vụ chính xác hơn.
2. Lý luận quản lý thời gian
Lý luận này dựa trên cơ sở “quan trọng” và “cấp bách” để chia công việc của chúng ta ra làm 4 loại là công việc: vừa quan trọng vừa cấp bách; quan trọng nhưng không cấp bách; cấp bách nhưng không quan trọng; không quan trọng cũng không cấp bách.
Dựa vào mức độ quan trọng và cấp bách của sự việc, bạn có thể ưu tiên phân bố thời gian và sức lực của mình.
Việc vừa quan trọng vừa cấp bách: ngay lập tức làm.
Cấp bách nhưng không quan trọng: cần làm luôn, nhưng bạn nên cố gắng ủy thác hoặc loại bỏ việc này.
Không cấp bách nhưng quan trọng: việc cần quan tâm, có thể chia nhỏ công việc ra, mỗi ngày hoàn thành một chút.
Không cấp bách cũng không quan trọng: việc không cần quan tâm hoặc không cần làm.
Nên nhớ rằng thời gian và sức lực của bạn là có hạn, hãy dùng sao cho thông minh và xứng đáng.
3. Lên kế hoạch phải cẩn thận, chi tiết
Rất nhiều bạn trẻ quanh tôi rất thích viết kế hoạch, viết sổ tay, nhưng viết ra mà không hoàn thành được thì có tác dụng gì? Nó sẽ chỉ càng khiến bạn cảm thấy chán nản, rơi vào một vòng luẩn quẩn.
Lên kế hoạch nhất định phải cụ thể, tỉ mỉ và có thể làm được.
Chẳng hạn: tháng 2 tôi nhất định phải viết được nhiều bài hơn, kế hoạch này không cụ thể, tỉ mỉ, mơ hồ.
Cần phải xác định rõ xem viết là viết bao nhiêu bài, trung bình mỗi tuần viết bao nhiêu bài, dự tính thời gian viết một bài là bao lâu, như vậy mới xem là cụ thể. Ngoài ra tôi gợi ý bạn nên đưa ra thời hạn cho kế hoạch của mình, dẫu sao biết hạn sử dụng thì ý thức cũng tăng lên nhiều hơn.
4. Luật Parkinson
Luật Parkinson ý muốn nói sự khác biệt về hao mòn thời gian của một người khi làm một việc là rất lớn.
Bạn có thể dùng 10 phút đọc một bài báo, cũng có thể đọc cả nửa ngày. Cũng giống như khi ta viết luận văn tốt nghiệp vậy, có người dùng 3 tháng để viết, nhưng nếu bạn chỉ cho họ 2 tuần, họ vẫn có thể viết ra được, hơn nữa chất lượng cũng không khác biệt là bao.
Nếu có nhiều thời gian, bạn sẽ có xu hướng giảm tiết tấu công việc lại để vừa vặn với khoảng thời gian đó. Vì vậy, nếu làm một việc gì đó mất 5 tiếng đồng hồ, tôi muốn bạn hãy thử hoàn thành nó trong 3 tiếng.
Khi bạn đặt ra cho mình một khoảng thời gian gấp rút hơn thời gian thực tế cần để giải quyết công việc, bạn sẽ có cảm giác bị thúc đẩy, có ý thức nâng cao hiệu quả công việc hơn, tối ưu hóa quá trình, rút ngắn được thời gian làm việc hơn.
5. Sử dụng tốt những khoảng thời gian vụn vặt
Chúng ta một ngày ngoài công việc và đi ngủ ra, vẫn còn 8 tiếng có thể sử dụng, nhưng 8 tiếng này lại được phân bố rải rác, vụn vặt, chẳng hạn như giờ giải lao, khoảng thời gian đi lại… chúng ta đều có thể dùng chúng.
Chẳng hạn như khi ngồi xe buýt hay lái xe, chúng ta có thể nghe vài bài diễn giảng của TED, học thuộc từ mới tiếng Anh…
Đừng xem thường những khoảng thời gian vụn vặt, chỉ cần bạn sẵn sàng học hỏi, sẵn sàng bỏ ra, bạn sẽ có được sự tiến bộ.
6. Định luật 20/80
Trong bất cứ một thứ gì, điều quan trọng nhất chỉ chiếm một phần rất nhỏ, khoảng 20%, 80% còn lại, dù chiếm đa số nhưng vẫn chỉ là thứ yếu.
Sử dụng định luật 20/80 trong quản lý thời gian: 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân; 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả.
Thời gian và sức lực mỗi người có hạn, hãy dành thời gian đi làm những chuyện quan trọng trước, trở thành 20%, làm tốt 20% đó.
7. Làm tốt tự đánh giá
Trước khi đi ngủ, tôi đều dành ra 5-10 phút để đánh giá, suy xét lại, việc này rất hữu ích.
Xem xem một ngày nay bạn đã làm được những gì, thời gian đều dùng đi đâu, cái nào là có hiệu quả, cái nào bị lãng phí.
Càng trưởng thành càng nhận thức rõ hơn rằng thời gian có thể thay đổi một người và một chuyện, hiện tại tôi là một người theo chủ nghĩa lâu dài, dù cũng rất ngưỡng mộ những người “thành công nhanh chóng”, nhưng chầm chậm cũng khiến tôi trở nên trầm ổn hơn.
Lúc trước viết bài, lượng người đọc không cao, cảm thấy rất chán nản, viết hơn 1 tháng trời nhưng cũng không có thêm nhiều độc giả theo dõi, đã có lúc tôi muốn từ bỏ. Nhưng thực ra, nhiều việc, cần tới một quá trình tích lũy lâu dài, một quá trình “khởi động chậm”. Việc chúng ta cần làm là không ngừng điều chỉnh hành vi, tối ưu hóa quá trình, nâng cao hiệu suất.
8. Học cách nghỉ ngơi
Cuối cùng tôi muốn nhấn mạnh tới sự kết hợp giữa nghỉ ngơi và làm việc. Nghỉ ngơi là hoạt động giúp ta hồi phục thể lực, trí lực và cân bằng cảm xúc.
Đừng để cơ thể bị quá tải, lúc trẻ thức đêm, hôm sau ngủ cả ngày là hồi phục lại, nhưng bước vào tuổi 30 rồi, bạn mới nhận ra mình không thức nổi đêm nữa.
Khi bạn mệt mỏi, hiệu suất làm việc cũng sẽ giảm đi rất nhiều.
Có người nói: bạn sống một ngày ra sao, bạn sẽ sống cả đời như vậy. Thời gian có thể nhìn thấy. Thứ tài sản công bằng duy nhất mà chúng ta ai ai cũng có chính là thời gian.
Bạn dùng nó ra sao, nó sẽ báo đáp lại bạn y như vậy.
